Premessa

3Rooks prende molto seriamente la protezione dei Suoi dati personali e la presente Informativa ha lo scopo di informarLa su come raccogliamo, utilizziamo e proteggiamo i Suoi dati, in conformità con la Legge 21 dicembre 2018 n. 171 della Repubblica di San Marino e il Regolamento Generale sulla Protezione dei

Dati (GDPR UE 2016/679) dell’Unione Europea.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati è The 3 Rooks Money S.p.A, con Sede Legale e Direzione Generale in Via Monaldo da Falciano n. 6 – 47891 – Falciano, Repubblica di San Marino, COE 30604.

Responsabile della protezione dei dati

Il Responsabile della protezione dei dati (di cui al Capo IV della Legge Privacy RSM e di cui al Capo IV, Sezione 4 del GDPR) designato da 3Rooks è contattabile ai fini della presente informativa, all’indirizzo e-mail privacy@3rooks.sm . 

Tipologia e acquisizione dei dati raccolti

Raccogliamo e trattiamo i Suoi dati personali per quanto necessario nel contesto delle nostre attività e per raggiungere un elevato standard di personalizzazione di prodotti e servizi.

Potremmo raccogliere varie categorie di dati personali che la riguardano, inclusi:

• dati identificativi e anagrafici (ad esempio, nome, cognome, documento d’identità e numero di

passaporto, nazionalità, luogo e data di nascita, sesso, foto, indirizzo IP)

• informazioni di contatto (ad esempio, indirizzo di posta e numero cellulare)
• dati fiscali (ad esempio, codice ISS, Codice Operatore Economico, codice fiscale, partita iva, TIN)
• informazioni sull’istruzione e sull’occupazione (ad esempio, livello di istruzione, impiego, nome del datore di lavoro, retribuzione)
• informazioni finanziarie e relative alle transazioni (ad esempio, dettagli del conto, numero di carta di debito/credito, trasferimenti di fondi)
• dati relativi alle Sue abitudini e preferenze (ad esempio, dati relativi all’utilizzo dei nostri prodotti e Servizi, dati relativi alle transazioni o dati derivanti delle Sue interazioni con noi: presso la nostra sede, sui nostri siti internet, mediante l’utilizzo dei servizi digitali (ad esempio l’Area conti), nelle comunicazioni via email, ticket, e/o conversazioni telefoniche)
• videosorveglianza (ad esempio quando si reca presso la nostra sede legale)
• dati di geolocalizzazione (ad esempio, mostrando i luoghi dei prelievi e dei pagamenti per ragioni di sicurezza o per identificare il luogo della filiale)
• dati giudiziari
• dati biometrici (ad esempio, firma grafometrica, impronta digitale, impronta vocale o facciale che possono essere utilizzate anche per ragioni identificative e di sicurezza)
• dati sulla salute (ad esempio, per la conclusione di contratti assicurativi)

Non chiediamo mai dati personali relativi alle Sue origini razziali o etniche, opinioni politiche, credenze religiose o filosofiche, appartenenza ad associazioni sindacali, dati genetici o dati che riguardano il Suo orientamento sessuale a meno che ciò non sia richiesto da un obbligo legale. Resta inteso che 3Rooks si limita a trattare queste informazioni esclusivamente per adempiere agli obblighi di legge e/o per eseguire le disposizioni da Lei impartite.

3Rooks tratterà i dati personali che Lei fornirà direttamente nonché quelli provenienti da fonti pubbliche o forniti da terzi, come ad esempio in occasione di operazioni disposte da altri soggetti a valere su rapporti a Lei intestati (ad esempio i bonifici).

Luogo

I Dati sono trattati presso le sedi operative del Titolare ed in ogni altro luogo in cui le parti coinvolte nel trattamento siano localizzate. Per ulteriori informazioni, contatta il Titolare.

Consenso al trattamento dei dati biometrici
Lei presta il proprio consenso espresso al trattamento dei dati biometrici (inclusi immagini del volto e relativi modelli di riconoscimento), raccolti durante la procedura di identificazione a distanza tramite il fornitore esterno Sumsub, da parte di 3Rooks, in qualità di Titolare del trattamento. Tali dati saranno trattati esclusivamente per finalità di identificazione personale e verifica dell’identità, ai sensi della normativa vigente in materia di antiriciclaggio e contrasto al finanziamento del terrorismo, nonché nel rispetto della disciplina europea (Regolamento UE 2016/679 – GDPR) e sammarinese in materia di protezione dei dati personali (Legge 21 dicembre 2018 n. 171). I dati biometrici saranno conservati per il tempo strettamente necessario alle predette finalità e non saranno utilizzati per scopi ulteriori.

Diritti dell’interessato
In qualità di interessato, Lei ha il diritto di ottenere in qualsiasi momento l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o l’aggiornamento degli stessi, la cancellazione, la limitazione o l’opposizione al loro trattamento. Ha inoltre il diritto di revocare in ogni momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca, e di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali della Repubblica di San Marino.

Facoltatività del conferimento dei dati personali

Salvo quanto previsto per i dati di navigazione necessari, può fornire liberamente i Suoi dati personali.

Tuttavia occorre informarla che il mancato conferimento di alcuni dati potrebbe comportare

l’impossibilità per la Società di fornire il servizio richiesto.

Finalità e base giuridica del trattamento

I Suoi dati personali saranno trattati con la massima cura per diverse finalità, tra cui:

• Adempiere a obblighi di legge, regolamenti e ordini delle Autorità (ad esempio quelli previsti dalla normativa antiriciclaggio e fiscale)
• Eseguire un contratto di cui è parte o eseguire misure precontrattuali (ad esempio fornirle informazioni riguardo i nostri prodotti e servizi)
• Soddisfare un legittimo interesse di 3Rooks (ad esempio per migliorare la nostra gestione del rischio e per difendere i nostri diritti)

Le basi giuridiche del trattamento sono gli obblighi di legge, l’esecuzione di un contratto e l’interesse legittimo del titolare; pertanto, ai sensi della normativa, il Suo consenso non è necessario. In ogni caso, qualora il trattamento dei dati personali sia basato sul rilascio del consenso, Lei ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca stessa.

Categorie di soggetti cui possono essere comunicati i dati

3Rooks potrebbe comunicare i Suoi dati a soggetti terzi solo in alcune circostanze, ad esempio:

• Soggetti cui la comunicazione deve essere effettuata in adempimento di un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o da ulteriori disposizioni vincolanti ovvero da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da Organi di Vigilanza e Controllo
• Categorie di soggetti cui la comunicazione può essere effettuata laddove necessaria per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l’interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto a specifiche richieste dell’interessato
• Soggetti autorizzati al trattamento dei dati (incaricati al trattamento) necessari allo svolgimento delle mansioni assegnate (ad esempio Lavoratori dipendenti dell’Istituto, Lavoratori interinali, Stagisti, Organi Amministrativi e collaboratori autorizzati).

Modalità del trattamento

I Suoi dati saranno trattati con strumenti elettronici e cartacei, garantendo un elevato livello di sicurezza per evitare accessi non autorizzati, perdite accidentali e manipolazioni. Le misure di sicurezza adottate sono conformi a quanto stabilito dal GDPR e dalla normativa sammarinese in materia.

Tutti i trattamenti, sia automatici che manuali, effettuati da 3Rooks sono relativi alle finalità descritte nei paragrafi precedenti e rispettano le indicazioni del GDPR e della normativa sammarinese in materia. I dati personali vengono trattati con strumenti automatizzati e non per il solo tempo strettamente necessario a perseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Misure di sicurezza

I dati personali sono trattati dall’IMEL mediante strumenti elettronici e, in casi limitati, anche con supporti cartacei, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza conforme a quanto previsto dall’art. 32 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dalla Legge 21 dicembre 2018 n. 171

In particolare, il Titolare ha implementato sistemi volti a:

• prevenire accessi non autorizzati ai dati personali;
• garantire la disponibilità, integrità e riservatezza delle informazioni;
• assicurare la tracciabilità delle operazioni effettuate sui dati;
• proteggere le infrastrutture critiche da attacchi informatici o eventi avversi.

Il personale autorizzato al trattamento è opportunamente formato e soggetto a obblighi di riservatezza.

Durate della conservazione dei dati

Salvo che la legge non imponga specifiche esigenze di conservazione, 3Rooks tratta e conserva i Suoi dati personali per tutta la durata del rapporto contrattuale, per l’esecuzione degli adempimenti allo stesso inerenti e conseguenti, per il rispetto degli obblighi di legge e regolamentari applicabili, nonché per finalità difensive proprie o di terzi e fino alla scadenza del periodo di prescrizione di legge applicabile, decorrente dalla data di chiusura del rapporto contrattuale relativo al singolo prodotto/servizio. Al termine del periodo di conservazione applicabile, i dati personali riferibili agli Interessati verranno cancellati o conservati in una forma che non consenta l’identificazione dell’Interessato, a meno che il loro ulteriore trattamento sia necessario per richieste dell’autorità giudiziaria.

Con riferimento ai dati funzionali all’instaurazione del rapporto, laddove non perfezionato, gli stessi saranno conservati per un termine massimo di 12 mesi, al fine di consentirci di poter rispondere a Sue specifiche richieste.

Per maggiori informazioni sull’esercizio dei suoi diritti in materia, può consultare la sezione Privacy del sito

web www.3rooks.sm.

Dati di navigazione sul sito

I sistemi e i software utilizzati nell’ambito del sito acquisiscono alcuni dati personali la cui trasmissione è insita nell’uso della rete Internet, basata sul protocollo TCP/IP (Transmission Control Protocol e Internet Protocol).

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per la loro natura intrinseca, potrebbero consentire di identificare gli utenti che navigano nel sito, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi.

In questa categoria di dati rientrano gli “indirizzi IP” o i nomi a dominio dei dispositivi informatici utilizzati dagli utenti che fruiscono il sito, gli indirizzi Uniform Resource Identifier (c.d. URI) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server Web, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server Web ed altri parametri relativi al sistema operativo ed all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati vengono utilizzati esclusivamente per trarre informazioni statistiche anonime sull’uso del sito al fine del corretto funzionamento del sito della Società.

I dati di navigazione potrebbero essere utilizzati anche per l’accertamento di responsabilità in caso di reati informatici ai danni del nostro sito o da soggetti esterni ai quali la Società si rivolge per l’esecuzione degli obblighi contrattuali, designati dal Titolare come “Responsabili Esterni” del trattamento, ovvero ad altri siti ad esso connessi o collegati. Fatta salva questa eventualità, i dati di navigazione vengono cancellati subito dopo la relativa elaborazione statistica e in ogni caso vengono conservati per massimo 12 mesi dal momento in cui vengono raccolti.